Comment utiliser JenyMel Admin

Ce guide explique le fonctionnement opérationnel de l'outil : de la réception d'une commande jusqu'à la livraison et à la facturation, avec les règles CRM, financières, documents et stock.

Workflow Discounts & charges CRM Documents Operations Stock Users & rôles Routine quotidienne

1. Workflow commercial

Le workflow principal est guidé dans Orders. L'objectif est d'éviter les changements de statut arbitraires.

01 · PendingCommande reçue. Vérifier client, vessel, références, articles et ETA Port Louis.

02 · Under reviewVérification commerciale. C'est l'étape où l'on prépare la proposition finale : prix, discount éventuel, charges, TVA et conditions.

03 · Proforma issuedLa proforma est émise. Les données financières deviennent verrouillées pour préserver l'intégrité commerciale.

04 · ConfirmedLe client a confirmé. La commande passe vers la préparation.

05 · In preparationPréparer les articles et contrôler la disponibilité/stock et les contraintes opérationnelles.

06 · DeliveredLivraison effectuée. Vérifier les éléments opérationnels et documentaires.

07 · CompletedCommande finalisée. L'Invoice peut être disponible selon le workflow documentaire.

Cancelled : une commande annulée est fermée et ne doit plus recevoir d'action de workflow normale.

2. Quand ajouter discount, charges et TVA ?

La règle pratique est simple : finaliser les conditions commerciales pendant Under review, avant l'émission de la Proforma.

Discount

Choisir NONE, PERCENT ou AMOUNT.
Un seul type de remise à la fois.
Vérifier que la remise correspond à l'accord commercial avec le client.

Additional charges

Ajouter les frais nécessaires avant la Proforma.
Exemple : Delivery / Handling Charge.
Utiliser le libellé pour rendre le frais compréhensible sur le document.

VAT

Contrôler le taux applicable avant émission.
Le taux configuré dans Settings sert de référence système.

Après Proforma

Les financials sont affichés en lecture seule.
Ne pas contourner le verrou financier pour modifier une proposition déjà émise.
Si une correction commerciale est nécessaire, traiter le changement selon le workflow documentaire prévu.

Ordre de calcul : Subtotal → Discount → Additional charges → VAT → Total.

3. Proforma & Invoice

Proforma

Elle formalise la proposition commerciale après revue. Contrôler client, vessel, lignes, prix, remise, charges, TVA, conditions de paiement et livraison avant émission.

Invoice

Elle est liée au cycle final de commande. Le workspace Documents permet de suivre émission, paiements et solde.

Les conditions de paiement et de livraison sont administrées dans Settings et réutilisées dans les documents.

4. CRM & Customer Utilities

Le workspace Customers combine Customer Master et intelligence commerciale.

Customer Master

Corriger les informations maîtres : société, email, téléphone, adresse, pays, etc. Les snapshots historiques des commandes ne sont pas réécrits : cela protège l'audit.

Segments CRM

Utiliser Active, New · 30 days, With orders, Dormant et Data issues pour organiser la revue commerciale.

Customer 360

Consulter commandes, valeur commerciale et dernière activité pour comprendre la relation client avant une nouvelle proposition.

Vessel intelligence

Utiliser le nom/IMO, ETA et historique des commandes pour préparer l'opération Port Louis.

5. Operations

Operations sert à transformer une commande confirmée en exécution maîtrisée.

Contrôler les ETA et les priorités.
Vérifier la disponibilité des articles.
Utiliser les signaux de readiness pour identifier les informations manquantes.
Après livraison, maintenir la traçabilité jusqu'à Completed.

6. Stock & Articles

La gestion des articles et du stock se fait dans stock.html, séparée du cockpit Admin.

Créer/mettre à jour les articles et leurs images.
Contrôler disponibilité et seuils.
Utiliser les filtres et l'export pour la gestion opérationnelle.
Les articles hors stock peuvent être masqués du catalogue public selon la logique validée.

7. Users & rôles

Rôle	Usage	Principe
Super Admin	Administration complète	Gestion des utilisateurs, configuration et accès aux documents techniques internes.
Admin	Opérations commerciales	Orders, Customers, Documents, Operations, Stock selon les permissions applicatives.
Read Only	Consultation	Lecture, recherche, filtres, exports/prints autorisés ; actions de modification bloquées.

8. Routine recommandée

Début de journée

Dashboard → Priority Queue → Workflow Queue → Unified Timeline → Operations.

Nouvelle commande

Orders → ouvrir → vérifier Customer/Vessel → passer en Under review → finaliser financials → Proforma.

Avant préparation

Confirmed → vérifier Stock & Articles → Operations → préparer la livraison.

Fin de cycle

Delivered → Completed → Documents → vérifier Invoice et paiements.

9. Conseils & améliorations prévues

Pagination 20 lignes : déjà appliquée aux principales listes et queues pour garder l'interface rapide.
Recherche globale : utiliser la recherche Admin avant de parcourir manuellement plusieurs workspaces.
Data quality : traiter les doublons/erreurs CRM avant de créer de nouvelles variantes client.
Performance : conserver les listes paginées et éviter de charger des historiques inutiles.
Audit : privilégier les transitions de workflow et les RPC existants plutôt que des modifications directes de données financières.

How to use JenyMel Admin

This guide explains the operational use of the tool: from receiving an order through delivery and invoicing, including CRM, financial, document and stock rules.

Workflow Discounts & charges CRM Documents Operations Stock Users & roles Daily routine

1. Commercial workflow

The main workflow is managed in Orders. The objective is to avoid arbitrary status changes.

01 · PendingOrder received. Check customer, vessel, references, items and Port Louis ETA.

02 · Under reviewCommercial review. Prepare the final proposal: prices, possible discount, charges, VAT and terms.

03 · Proforma issuedThe proforma is issued. Financial data becomes locked to preserve commercial integrity.

04 · ConfirmedThe customer has confirmed. The order moves towards preparation.

05 · In preparationPrepare the items and check availability/stock and operational constraints.

06 · DeliveredDelivery completed. Check operational and documentary elements.

07 · CompletedOrder finalised. The Invoice may be available depending on the document workflow.

Cancelled: a cancelled order is closed and should no longer receive normal workflow actions.

2. When to add discounts, charges and VAT?

The practical rule is simple: finalise commercial terms during Under review, before issuing the Proforma.

Discount

Choose NONE, PERCENT or AMOUNT.
Only one discount type at a time.
Check that the discount matches the commercial agreement.

Additional charges

Add required charges before the Proforma.
Example: Delivery / Handling Charge.
Use a clear label so the charge is understandable on the document.

VAT

Check the applicable rate before issue.
The rate configured in Settings is the system reference.

After Proforma

Financials are displayed read-only.
Do not bypass the financial lock to change an issued proposal.
If a commercial correction is required, use the planned document workflow.

Calculation order: Subtotal → Discount → Additional charges → VAT → Total.

3. Proforma & Invoice

Proforma

It formalises the commercial proposal after review. Check customer, vessel, lines, prices, discount, charges, VAT, payment and delivery terms before issuing.

Invoice

It is linked to the final order cycle. The Documents workspace tracks issue, payments and balance.

Payment and delivery terms are managed in Settings and reused in documents.

4. CRM & Customer Utilities

The Customers workspace combines Customer Master and commercial intelligence.

Customer Master

Correct master information: company, email, phone, address, country, etc. Historical order snapshots are not rewritten: this protects the audit trail.

CRM segments

Use Active, New · 30 days, With orders, Dormant and Data issues to organise commercial review.

Customer 360

Review orders, commercial value and latest activity before preparing a new proposal.

Vessel intelligence

Use vessel name/IMO, ETA and order history to prepare the Port Louis operation.

5. Operations

Operations turns a confirmed order into controlled execution.

Check ETAs and priorities.
Verify item availability.
Use readiness signals to identify missing information.
After delivery, maintain traceability until Completed.

6. Stock & Articles

Article and stock management is handled in stock.html, separately from the Admin cockpit.

Create/update items and their images.
Check availability and thresholds.
Use filters and export for operational management.
Out-of-stock items can be hidden from the public catalogue according to the validated logic.

7. Users & roles

Role	Use	Principle
Super Admin	Full administration	User management, configuration and access to internal technical documents.
Admin	Commercial operations	Orders, Customers, Documents, Operations, Stock according to application permissions.
Read Only	Consultation	Read, search, filters, authorised exports/prints; modification actions blocked.

8. Recommended routine

Start of day

Dashboard → Priority Queue → Workflow Queue → Unified Timeline → Operations.

New order

Orders → open → verify Customer/Vessel → move to Under review → finalise financials → Proforma.

Before preparation

Confirmed → check Stock & Articles → Operations → prepare delivery.

End of cycle

Delivered → Completed → Documents → verify Invoice and payments.

9. Tips & planned improvements

20-row pagination: already applied to the main lists and queues to keep the interface fast.
Global search: use Admin search before manually browsing several workspaces.
Data quality: resolve CRM duplicates/errors before creating new customer variants.
Performance: keep lists paginated and avoid loading unnecessary history.
Audit: a central admin audit log is a logical next improvement for sensitive actions.